El Rol De Los Sistemas De Informacion En Las Organizaciones 417111

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” NUCLEO, MATURÍN. ESTADO MONAGAS.

Sistemas de Información en las Organizaciones Unidad I

Facilitador:

Integrante:

Lic. José Mundarain Sección “A”

Euclides Perez C.I. 11.778.769

Maturín, Agosto 2011 Introducción

El crecimiento acelerado de las organizaciones, la conducta de los grupos en la organización ante las nuevas exigencias y las tasas aceleradas de cambios, obligan a la gerencia a prepararse para entender la conducta individual y grupal del recurso humano alineándola hacia las metas de la organización, estableciendo bases psicológicas en la búsqueda de la efectividad organizacional. No es un secreto para nadie que el medio ambiente afecta el comportamiento y predispone de manera positiva o negativa, limitando o no la productividad, creatividad e identificación en el trabajo, por tanto el ambiente no debe considerarse como una variable exógena, sino como un activo intangible para las organizaciones y un instrumento para lograr la armonía. En las organizaciones formadas por personas de distinto carácter, a veces se producen problemas de relaciones que alteran la convivencia entre sus . A menudo son pequeñas incomprensiones o malos entendidos, que son fáciles de superar, en la medida que por sobre ellos primen los objetivos del grupo. Pero cuando los problemas no se asumen ni se solucionan a tiempo, pueden provocar que la participación en las decisiones, la puesta en práctica de los acuerdos y las tareas que se fijen para el cumplimiento de los objetivos del grupo, fracasen. Las empresas prestadoras de servicios deben apoyar a sus clientes en el desarrollo de su estrategia y metodología completa de investigación de clima organizacional a través de encuestas, desde el diseño del cuestionario hasta la implementación de cambios, pasando por la recolección de datos, su procesamiento y reporte para la planificación de acciones. Como se puede ver, se vive la época del cambio, la generación de ejecutivos que esta liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la tecnología y aplicarlos a su organización, gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es más fácil exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas. Cada día se ven nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la organización que no esta preparada para estos cambios, que no tenga capacidad de información o que la misma sea muy débil simplemente no puede competir contra el resto de organizaciones. Los Sistemas de Información tienen una enorme importancia en el incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno.

1. Rol de los sistemas de información en las organizaciones

Desde una perspectiva comercial un sistema de información es un instrumento importante para crear valor para la empresa. Incrementar el rendimiento de las inversiones. Mejorar su posición estratégica. Acrecentar el valor de mercado de las acciones.

Un Sistema de Información SI o IS, information system, es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una organización. Las personas han dependido de los Sistemas de Información para comunicarse entre sí utilizando una variedad de mecanismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de información (software), canales de comunicaciones (redes) y datos almacenados (recursos de datos) desde los albores de la civilización. Es de vital importancia que la Dirección tenga una visión clara sobre la “Economía de la Información”, la forma en la que la información añade valor a la empresa y la relación entre el valor y el coste de la información. La información es un recurso tan importante para una empresa como la tierra, el trabajo o el capital. Proporciona a la empresa los conocimientos indispensables para la

realización de su actividad y se ha convertido, de hecho, en un verdadero recurso estratégico que podemos denominar como el principal activo intangible de la empresa. Hoy en día, al estar en una economía basada en el conocimiento y la información, los S.I. toman gran relevancia, ya que dota a la empresa la capacidad de comunicación y la fuerza analítica necesarias para llevar el negocio a una escala mundial. “Controlar” la empresa a distancia -comunicarse con los proveedores, distribuidores, trabajar las 24 horas del día en diferentes entornos nacionales, dar servicio a las necesidades locales e internacionales- es un reto para las organizaciones que requiere el apoyo de sistemas de información potentes y de rápida respuesta. Los sistemas de información son requeridos para optimizar el flujo de información dentro de la empresa y para maximizar las fuentes de información para la dirección de la empresa. Por tanto, las decisiones que tome la dirección de la empresa en cuanto a los sistemas de información y las tecnologías a implantar en la misma serán críticas, puesto que de ellas dependerá entre otros aspectos, la posterior productividad de los empleados. En una empresa los sistemas de información desempeñan un papel crítico. Por ejemplo, los directores de productos, que se enfrentan a los cambios del mercado, han de ser capaces de anticiparse y responder a estos cambios lo antes posible. Los sistemas de información deben suministrar la información a tiempo, no sólo la información referente a los mercados y productos, sino también la que se refiere a los recursos (know-how, procesos,...) disponibles en la organización para responder a la demanda de productos. De aquí, se deduce que debe existir una

adecuada istración del recurso

información, y por tanto del sistema que lo obtiene, procesa y distribuye. Los sistemas de información también tienen un papel crítico para los procesos directivos. En una empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en el entorno. Los responsables de los procesos no sólo necesitan saber el campo de variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino también el de mañana para poder desarrollar procesos capacitativos que respondan a estas nuevas necesidades. La información se ha convertido en un recurso clave para las empresas a todos los niveles jerárquicos y para todos los departamentos ya que las organizaciones deben

con seguir, procesar, usar y comunicar información, tanto interna como externa, en sus procesos de planificación, dirección y toma de decisiones. ¿Cual es la relación entre una organización y sus sistemas de información? La relación es directamente proporcional y de creciente interdependencia esto nos indica que cuando los sistemas de información cambian, la organización y las personas que en ella trabajan, deben cambiar y actualizarse al ritmo de la nueva tecnología. 2. Taxonomia Los SI se clasifican de acuerdo al nivel en el que se encuentren trabajando en una organización. Para la clasificación de SI, Mentzas ha definido tres características básicas: –

Soporte para el proceso de información

–

Soporte para la toma de decisiones

–

Soporte para el proceso de comunicación

3. Alternativas de sistemas de información

Aplanamiento de las organizaciones. Organizaciones virtuales. Separa el trabajo de la ubicación geográfica. Reorganización de flujos de trabajo. Creciente flexibilidad de las organizaciones. Redefinición de las fronteras de la organización. Comercio electrónico y negocios electrónicos El reto estratégico de los negocios ¿cómo pueden los negocios usar tecnología de información para diseñar organizaciones que sean competitivas y eficaces?. El reto de la globalización : ¿cómo pueden las compañías entender las necesidades de negocios y de sistemas de un entorno económico global?. El reto de la arquitectura de información: ¿cómo pueden las organizaciones desarrollar una arquitectura de información y una infraestructura de tecnología de información que apoye sus metas y negocios ?. El reto de la inversión en sistemas de información: ¿cómo pueden las organizaciones determinar el valor de negocio de los sistemas de información? El reto de la responsabilidad y control : ¿cómo pueden las organizaciones diseñar sistemas que la gente sea capaz de controlar y entender?.

4. Correspondencia entre el sistema de información y el plan estratégico organizacional El clima organizacional, es un elemento básico para obtener buenos resultados en la empresa, el desarrollar estudios que permitan ubicar cuales son los puntos críticos que afectan al personal se convierte en un elemento clave para que sus empleados tengan mejores logros en sus objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivación o desempeño. Su análisis permite identificar, organizar y valorar las apreciaciones y pensamientos que el equipo humano de una empresa tiene de sus peculiaridades como organización. Actualmente, los retos exigen calidad del servicio en todas las áreas empresariales, por eso se hace preciso renovar la gestión integral impulsando mayor eficiencia en consonancia con los valores de la empresa, necesarios por otro lado para el desempeño correcto de los trabajadores motivados y alineados con la Misión y los Objetivos Estratégicos. Hoy en día, investigaciones de clima organizacional bien diseñadas, así como encuestas orientadas a saber más acerca de la gente, se han convertido en una herramienta gerencial estratégica apoyados en sistemas de información que permitirán a los ejecutivos intervenir en los puntos que se consideren críticos para así establecer propuestas de mejora oportunas que permitan obtener mejores logros en los objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivación o desempeño. Este tipo de investigaciones permite tomar decisiones para atraer talentos, así como motivarlos y retenerlos; y permiten también manejar el cambio más efectivamente e incrementar la satisfacción del cliente, la productividad y la calidad. En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado, es por esto que numerosas empresas, ofrecen a sus clientes inigualables capacidades de encuestas de clima organizacional, basadas en sistemas de información con avanzadas herramientas de diagnóstico, de procesamiento y reportes, en donde los líderes de la organización pueden monitorear frecuentemente las variables que inciden en el clima organizacional dándole esto la posibilidad de detectar las

debilidades y establecer de inmediato las acciones destinadas a mejorar esta desviación. Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizados o sistematizados sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos. Las empresas que poseen sistemas de información apoyados en tecnologías de la información tienen la posibilidad de disminuir el tiempo de respuesta ante un problema de clima organizacional o cualquier otro problema que afecte la organización, en el caso contrario seria más difícil y más costoso obtener resultados rápidos y periódicos ante este tipo de evaluaciones de variables intangibles. Los Sistemas de Información y el plan estratégico Organizacional: Partiendo de este enfoque del plan estratégico organizacional y definiendo los sistemas de información como aquellos que permiten automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible, para tener fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito, entonces se visualiza la aplicación e importancia que estos tienen para la organización. En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y istra muchas de las funciones de información diarias en relación con las áreas de oficina, istrativas, financieras y cualquier otra índole que el ejecutivo requiera, por ejemplo

la

percepción

que

tienen

los

empleados

de

su

organización.

La importancia de esta información se basa en la comprobación de que el Clima Organizacional influye en el comportamiento de los , a través de ideas consolidadas que traspasan la realidad y condicionan los niveles de motivación laboral y rendimiento profesional entre otros.

Un diagnóstico de esta naturaleza debe aplicarse por medio de encuestas las cuales hoy en día apoyados con la tecnología de la información se pueden obtener resultados rápidos, frecuentes y con mayor profundidad definidos por la propia organización. El sistema de información para apoyar la evaluación del clima organizacional debe ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a toda la organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer, sobre todo información intuitiva que permita a los es realizar el seguimiento de indicadores crítico. Los sistemas de información y el plan estratégico organizacional cumplen una triple dimensión: - Deben facilitar, simplificar o realizar automáticamente los procesos para el diagnóstico del clima organizacional. Por ejemplo, aplicación de encuestas, tabulación de los datos, presentación de resultados e informes finales, etc. - En segundo lugar, deben proporcionar informaciones y datos, que faciliten la toma de decisiones en el momento de analizar los resultados e intervenir en el clima dejando libertad plena a los líderes para la presentación de propuestas de mejora. Se incrementa de esta manera la calidad de la función directiva al apoyar cada decisión en una base sólida de información debidamente presentada y procesada. - Por último, deben interaccionar con el en un plano más profundo que el mero apoyo al proceso de la toma de decisiones, garantizándole seguridad y confidencialidad de la información manejada, así como el anonimato al momento de responder las encuestas de clima organizacional, de esta manera se obtendrán resultados validos y confiables y cercanos a la realidad que se pretende estudiar. Sus resultados permiten construir planes de acción para minimizar debilidades y amenazas

y

potencializar

oportunidades

y

fortalezas

de

la

empresa.

Al implantar esta metodología uno de los aspectos más importante es la comunicación

a los empleados para generar credibilidad a lo largo de todo el proceso. Es fundamental transmitir con claridad cuál es el objetivo y dar una idea general acerca del proyecto. Una vez recogidos y analizados los datos, hay que presentar los resultados a los empleados junto a los planes de acción a implementar. 5. Identificación de necesidades de información Las necesidades de información son dinámicas, evoluciona con el desarrollo de la sociedad, de la organización y de los agentes sociales. El reduccionismo contable que limitaba el grupo de s de información contable a los proveedores de capital de riesgos o propietarios, ha cedido paso a un nuevo universo de s con necesidades más disímiles y no necesariamente económico-financieras. Las necesidades de los s de la información determinan el proceso de preparación y presentación de informes y estados contables. Las necesidades de información determinan cuándo informar, qué informar, cómo informar, a partir de los requerimientos de información se determina la periodicidad, la calidad y la cantidad de información. Rueda (2002, 72) anota que “la contabilidad financiera, tributaria, de costos, istrativa, etc., son modalidades y especializaciones técnicas que la contabilidad ha creado para satisfacer las necesidades de medición, información y control de la propiedad”; es decir, los desarrollos contables están en función de la las necesidades de información y la evolución de las mismas. Tua Pereda (2001, 123) establece que la nueva dimensión de la empresa en relación con la responsabilidad social que le compete, la contabilidad debe contribuir a responder nuevas preguntas y desafíos para la entidad, tales como: 1. La empresa no tiende ya de manera única a la obtención de un beneficio, sino que, además, ha de tener en cuenta los intereses de los restantes elementos de la coalición empresarial, que operan como restricciones a la hipótesis clásica de la maximización del excedente;

2. Se pide a las empresas que optimice su beneficio, en orden a la satisfacción conjunta de los intereses que confluyen en la unidad económica; 3. El beneficio tradicional del propietario entra en colisión con los objetivos sociales y, aun reconociendo que sin beneficio no cabe la supervivencia de la empresa, el conflicto lleva a que, en ocasiones, aquel beneficio disminuya, ante la necesidad de satisfacer o evitar costos sociales; 4. El beneficios contable, como indicador de eficiencia, cede buena parte de su importancia, a favor de magnitudes con más marcado carácter social, como son el valor añadido o el excedente de productividad; 5. Incluso, con un criterio social amplio, el beneficio tradicional podría completarse con la cuantificación de costos y beneficios sociales, para llegar a una cuenta de resultados que refleje, no tanto el excedente del capital propietario, como el beneficio social derivado de la actividad empresarial. 6. Gerencia del cambio causado por el sistema de información computarizado Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de istrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas. La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos. Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los es deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es

estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio. La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente. Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión ing System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI). Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, istración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en istración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de istración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su

incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy. Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la istración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy. Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica. En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se ocupan en labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la información. 7. Gerencia de las expectativas Es enorme la cantidad de productos y servicios en Internet que no funcionan. Por supuesto, su imagen de marca y la de sus empresas es directamente proporcional a las expectativas que satisfacen. No son pocos los sitios en Internet que muestran interfaces "En construcción", o los sitios con links que no funcionan, o los portales que ofrecen contenidos desactualizados, o las empresas que venden productos y servicios tecnológicos medianamente terminados ¿Cuál puede ser su imagen de marca?

"Esta página web no sirve…"; "este contenido es obsoleto…"; "la conexión no sirve…"; "la compudora se cuelga a cada rato…"; "me engañaron…", son algunas de las expresiones de desepción sobre la tecnología, producto de experiencias negativas constantes. Quienes están dentro de las empresas de tecnología suelen preguntarse cómo se gerencia comunicacionalmente la imagen de sus marcas, entendiendo el cambio permanente de la tecnología. La respuesta no es fácil y no debe haber una sólo forma de abordar este reto, que involucra especialmente a las áreas de mercadeo, publicidad y diseño de productos. Las comunicaciones no pueden resolver problemas originados por la ineficiencia de los productos, pero el mercadeo, con creatividad e innovación, puede aportar mucho en el diseño de productos, si sus mecanismos le permiten retroalimentar oportunamente a la empresa con las observaciones de sus clientes. Se requiere que el mercadeo y la publicidad sea más de doble vía, e involucre más a las audiencias, si no se desea que la empresa se aisle y termine ofreciendo productos que no interpretan las verdaderas necesidades del mercado. En muchos casos es recomendable que el tono de la publicidad de tecnología debe ser más modesto y humilde inclusive. La imagen que los clientes se forman de una marca suele ser una evaluación referencial, principalmente dada por la comparación con las marcas de productos similares. Así pues, la clave de la competitividad está centrada en las diferencias reales del producto. Por eso para planificar o evaluar una página web es tan importante revisar ampliamente lo que hace la competencia. Si no se hace la comparación, se termina con típicos enunciados publicitarios que tienen poca credibilidad: "líderes…"; "pioneros…"; "únicos…". Cuando las personas tenían menos referencias era relativamente fácil y no habían tantos compromisos decir que uno era líder en una industria. Pero la globalización de la información nos permiten tener mejores criterios para evaluar y creer en una marca que haga una afirmación así. Investigue a fondo a su competencia y podrá encontrar mejores caminos para diferenciarse.

La gerencia de las expectativas está comprometida con la satisfacción cuantificable de los clientes y la notoriedad pública de una marca no se resuelve con una sobreoferta de supuestos atributos, que arriesgan la reputación. Se generan expectativas con todo lo que se dice y con lo que se deja de decir, y así se incide en la imagen de marca que se obtiene. La imagen que se forman los públicos sobre una marca es un proceso que nace en sus necesidades y expectativas. Por eso el error más frecuente en las estrategias de comunicación es el de ofrecer más beneficios de los que se pueden satisfacer. Gerenciar las expectativas en un sitio en Internet implica ofrecer contenidos, servicios y productos que funcionen en forma real para los internautas y no "virtualmente".

Conclusión Los sistemas de información computarizados forman hoy día parte imprescindible de la mayoría de las organizaciones. Contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la organización es algo que todo gerente anhela. Los sistemas de información son los encargados de que el flujo de información en la organización sea adecuado, ofrecen la posibilidad de contar con información de calidad, que genera un mejor desenvolvimiento de todos los demás componentes de la organización.

Bibliografía http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml#tusi -[En Línea]. http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/sistemas-de-informacion-organizacional.htm [En Línea]. http://www.monografias.com/trabajos21/sistemas-informacion-organizacional/sistemasinformacion-organizacional.shtml#analisis -[En Línea]. Impacto de Tecnologías Informáticas I-[En Línea]. La Informática y su Impacto Social- [En Línea]. http://monografias.com [Visitado 4/Junio/2005]. Cohen Karen, Daniel, Sistemas de Información Gerencial McGraw Hill.