Auditoria Por Ciclos 5w4347

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE AUDITORÍA AUDITORÍA IV OCTAVO SEMESTRE, 2013

AUDITORÍA POR CICLO DE TRANSACCIONES DEFICICIONES BASICAS Ciclo: Es el énfasis que le da el auditor a una actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.

LA AUDITORIA POR CICLO DE TRANSACCIONES Se basa en verificar los pasos para procesar una Transacción que culmina en un efecto sobre Estados Financieros, por adquisición, gasto o servicio, recepción de préstamo, adquisición de una obligación, etc. Este tipo de Auditoria se lleva a cabo a través del análisis de los estados financieros desde un punto de vista mucho mas especifico por medio de segmentos o componentes más pequeños. Objetivo: analizar gráficamente la suficiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes. Control Interno: Comprende el plan de evaluación (Supervisión), métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, y fomentar adhesión a políticas istrativas. ESTUDIO Y EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Objetivos del Control Interno: El Control interno se lleva acabo para lograr la eficiencia operativa; a través de la Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente. Logrando la Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación

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interna independiente. Ya que un buen funcionamiento en el sistema de control interno permitirá detectar de mejor manera las deficiencias que pudiera tener la entidad. La evaluación del control interno permite al auditor tener una mayor confiabilidad y seguridad en cuanto a que las políticas y las deficiencias que pudiera tener la entidad son controladas en base a Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo: 

Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa).



Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna).



Custodia de los activos (protección a los activos).

Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoría integral es el de los ciclos de auditoría: Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse. Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios. PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES

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Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores.

Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo

Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos.

Ciclo de conversión. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta.

Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.

Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado.

Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compañía o industria. Cada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lógica las transacciones. En cada ciclo se utilizan ciertos asientos contables, documentos y archivos. En las siguientes páginas se

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relacionan las funciones, asientos contables y documentos típicos de los ciclos descritos, conforme a los enlaces requeridos en cada uno de ellos, los cuales pueden variar según la clase de empresa.

ENLACES EN LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Un enlace puede definirse como el eslabón donde una transacción sale de un ciclo y entra en otro. Cada uno de los ciclos es autónomo, sin embargo, en cierto grado, están relacionados entre sí. Estas relaciones se llaman enlaces. Un ejemplo sencillo de un enlace es un asiento de diario para anotar los cobros de efectivo recibido de clientes. El asiento de diario registra el hecho final en el ciclo de ingresos (el cliente paga por los productos o servicios de la compañía –débito o cargo a efectivo, con crédito o abono a cuentas por cobrar). Una vez el efectivo es recibido, éste pasa a la función de manejo de efectivo que es en el ciclo de tesorería.” CICLO DE INGRESOS Enlaces con otros ciclos Dentro del cielo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros cielos: 

Ingresos de caja que se enlazan en el ciclo de tesorería.



Embargues de productos que se enlazan con el ciclo de producción.



Concentraciones de actividades (pólizas de registros contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

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CICLO DE VENTAS Enlace con otros ciclos Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: 

Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.



Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción.



Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

CICLO DE NOMINA O PERSONAL Enlace con otros ciclos Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: 

Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.



Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.



Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.

CICLO DE TESORERIA Enlaces con otros ciclos Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si la función de los

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ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. En algún momento, tanto los ingresos del ciclo

de Tesorería como del ciclo

de

ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante de sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de tesorería podríamos distinguir lo siguientes enlaces normales con otros ciclos: 

Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras.



Ingresos de efectivos con el ciclo de ingresos.



Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos.



Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.

CICLO DE CONVERSION Enlaces con otros ciclos: Dentro del ciclo de conversión podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

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

Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras.



Embarques de producto, con el ciclo de ingresos.



Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas.



Resúmenes de actividades(asientos de diario) con el ciclo de informe financiero



Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras.

FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital) Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribución de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolución a inversionistas y acreedores. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros.

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FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES CICLO DE TESORERÍA Funciones Típicas: Estas inician con el reconocimiento de las necesidades que se tienen de efectivo. Las más Relevantes en este Rubro son Ejecución e Inversión. El financiamiento que se puede dar ya sea a través de la venta y compra de valores, además de recibir ingresos periódicos por medio de otras operaciones de las empresas. Así como la emisión de acciones, pago de intereses, dividendos, servicios recibidos. CICLO DE EGRESOS (COMPRAS) a. Funciones Típicas: Denominado también de adquisición y pago, clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto. También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo. b. Funciones de Ejecución: Solicitud de compra, Solicitud de Cotización, Selección del mejor cotizante, Preparación de la solicitud de compra, Autorización para adquisición de bienes/servicios, Función específica de compra, Recepción de mercancías y suministros, Control de calidad de la adquisición, Verificación y aprobación de los pagos. c. Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribución de compras y cuentas apropiadas, Actualización de registros de inventario y costos, Actualizar sub-mayores de caja, inventarios, etc. d. Función de Custodia: Protección del inventario, Mantener registros correctos de inventarios.

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e. Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos anticipados. f. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. Objetivos del Control Interno: 

Eficiencia

Operativa:

Autorización,

segregación

de

funciones,

procedimientos de documentación. 

Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos, verificación interna independiente.



Custodia de los Activos Errores Potenciales.



Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.



Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en período indebido, pagos no autorizados.

CICLO DE NOMINA: a. Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados. b. Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro médico)

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Funciones Típicas: a. Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios. b. Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra. c. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias. d. Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados. e. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal.

Objetivos del Control Interno: 

Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente.



Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.

Errores Potenciales: 

Planillas infladas con personal no existente.

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

Pagos por trabajo no realizado.



Apropiación de salarios no reclamados.



Indemnizaciones pagadas no contabilizadas.



Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales.



Errores en cálculos o sumas

CICLO DE CONVERSIÓN 

Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios.



En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos.



Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados.



Es más extenso en las industrias de manufactura.



En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles.

Funciones Típicas:

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a. Funciones de ejecución: Expedición de órdenes de producción, Requisición de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciación y amortización de activos. b. Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicación de costo de mano de obra, Aplicación de cuota de gastos de fabricación, Depreciación y amortización de activos fijos, Determinación de variaciones en precios y calidad. c. Funciones de Custodia: Proteger productos en proceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura. d. Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación. e. Formas y Documentos Vitales: Orden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra). f. Objetivos de Control Interno: 

Eficiencia

Operativa:

Autorización,

Segregación

de

Funciones,

Procedimientos de Documentación. 

Información

Financiera

Adecuada

y

Oportuna:

Autorizaciones,

Segregación de Funciones, Registros Contables y Procedimientos. 

Custodia de Inventarios Errores Potenciales:

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

Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.



Producción: Transferencias Inter-departamentales incorrectas.



Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrecto, Gastos

clasificados

incorrectamente,

Producción

terminada,

NO

descargada.

CICLO DE INGRESOS Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios. Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo. La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí. Funciones Típicas: Funciones de Ejecución: 

Ventas: Toma de pedidos, evaluación y aprobación de crédito, despacho del pedido, prestación del servicio, facturación.



Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinación de cuentas incobrables.

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Funciones de Registro: 

Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantías otorgadas por ventas, emitir notas de crédito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas.



Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).

Funciones de Custodia: 

Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.



Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.

Formas y Documentos Vitales: 

Ventas: Pedidos, Órdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos.



Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas registradoras, depósitos bancarios.

Objetivos de Control Interno: 

Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.

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

Información

Financiera

Razonable

y

Oportuna:

Asignación

de

Responsabilidades para cada función. 

Adecuada Custodia de Activos.

Errores Potenciales: 1 Ventas: 

Facturada, NO despachada.



Despachada, NO facturada.



Facturada, NO contabilizada.



Importe contabilizado incorrectamente.

2 Cobros 

Cobrado, NO depositado.



Cobrado, No contabilizado.



Depositado, NO contabilizado

CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA El ciclo de Información Financiera, no procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos: 

Analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para informar a la Gerencia y otros.

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

Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros

Asientos Contables: 

Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo).



Eliminaciones y reclasificaciones.



Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.

Funciones Típicas: Incluye las actividades básicas: Originar y preparar pólizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupa información de revelación suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re-expresar informes y Estados Financieros, Conversión monetaria, Obtener información de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad. Objetivos de Control Interno: 

Autorización, Clasificación y Procesamiento de Transacciones, Documentación y Evaluación.



Salvaguarda Física.

Tipos de Informes: 

Balance de Comprobación.



Estados Financieros Básicos.



Estados y Anexos gerenciales.

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

Declaraciones Fiscales.

Errores Potenciales: 

Asientos No Autorizados.



Asientos e Información Omitidos.



Asientos con Errores de Anotación o Suma.



Asientos o Pólizas de Diario incorrectos.



Uso o distribución de documentación sin autorización previa.



Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente.

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PRESENTACION GRAFICA DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE TESORERIA

Provee el efectivo necesario al

CCLO DE EGRESOS

Compra de materias primas, propiedades y pagan la nomina que es utilizada por el

CICLO DE CONVERSION

Origina los productos y controla los inventarios hasta que el producto terminado este listo para venderlo producir ingreso

CICLO DE INGRESOS

Vende los productos y entrega el efectivo a TESORERIA, para uso interno o bien transacciones externas

CICLO DE INFORMACION FINANCIERA Todos los ciclos envían la información contable de las transacciones. Y en este ciclo se resumen los Estados Financieros.

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TRANSACCIONES Dentro el ciclo de transacciones cada uno de ellos es autónomo, sin embargo, en cierto grado, están relacionados entre sí. Un enlace puede definirse como el eslabón donde una transacción sale de un ciclo y entra en otro. 1. EL CICLO DE TESORERÍA Provee efectivo a los Ciclos de Egresos. 2. Los dos CICLOS DE EGRESOS compra materias primas, propiedades y pagan la nómina que es utilizada por el CICLO DE CONVERSIÓN. 3. El CICLO DE CONVERSIÓN origina los productos o servicios y controla los inventarios hasta que los productos terminados están listos para ser vendidos. 4. El CICLO DE INGRESOS vende los productos o servicios. Este entrega el efectivo al CICLO DE TESORERÍA para uso interno o inversiones externas. 5. Todos los ciclos envían la información contable de las transacciones que procesan al CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA. Y esta se resume en Estados Financieros ESQUEMA DE ENLACES DE LOS CICLOS

TESORERIA

INGRESOS

INFORMACION FINANCIERA

CONVERSION (Lo que se produce)

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EGRESOS


USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO PAPELES DE TRAB AJO Los papeles de trabajo de la auditoría por ciclos de transacciones al igual que los de una auditoría financiera deberán llenar ciertos requisitos como son: 1. Objetivos: 

Proporcionar evidencia del trabajo realizado, constituyendo el soporte de la opinión del auditor.



Servir de guía y fuente de información de auditorías subsecuentes.

2. Propósitos 

Proporcionar información respecto a: o La evaluación de la eficiencia del control interno contable y istrativo. o La verificación de que los estados financieros fueron preparados de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad. o Al cumplimiento de las normas y procedimientos de auditoría. (Al alcance de las pruebas, la base de selección de las muestras, etc., razones sobre los cambios más importantes en los alcances de la auditoría y las conclusiones del auditor). o Resumen de las cuentas, incluyendo los cambios más importantes experimentados durante el ejercicio examinado. o Toda información indispensable para sustentar y evidenciar el informe del auditor.

3. Fundamentar la base para la revisión del trabajo de auditoría. 4. Servir de guía para la conducción de auditorías subsiguientes. 5. Ampliar el conocimiento relativo al negocio de la empresa.

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NATURALEZA CONFIDENCIAL Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Naturaleza Confidencial Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria, el auditor deberá tener irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones de su cliente. Mucha de esta información es confidencial y forma parte de los papeles de trabajo o se registra en ellos, por lo que consecuentemente, los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial. Las normas de ética profesional delimitan que: 

No debe divulgarse la información que el auditor obtenga en el ejercicio de su profesión a menos que tenga que responder a acusaciones derivadas de la ejecución del trabajo recomendado.



Puede publicarse alguna información siempre que el cliente lo autorice.



Para publicación de temas de interés nacional se podrá usar esta información, pero sin revelar datos particulares del cliente.

Propiedad de los Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo son propiedad de la compañía, sin embargo, la istración puede poner a disposición de quien considere necesario, parte o extractos de los mismos. Contenido de los Papeles de Trabajo Aún cuando la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarán de acuerdo a las circunstancias específicas de cada auditoría, generalmente deben incluir la documentación que muestre que se cumplieron con las normas de auditoría generalmente aceptadas, o evidenciando que:

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1. El trabajo fue planeado y la labor de los ayudantes fue supervisada y revisada en forma apropiada. 2. Que el sistema de control interno del cliente ha sido estudiado y evaluado para determinar el alcance de las pruebas a las cuales se limitaron los procedimientos de auditoría. 3. Los procedimientos de auditoría y las pruebas realizadas han proporcionado evidencia suficiente y competente que permita expresar una opinión sobre los Estados Financieros.

Un juego de papeles de trabajo de auditoría debe incluir: 1. Estructura organizativa y legal de la entidad. 2. Extractos o copias de convenios y documentos legales importantes. 3. Planeación y programas de auditoría. 4. Estudio y evaluación del control interno. 5. Análisis de saldos y transacciones. 6. Análisis de razones y tendencias importantes. 7. Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría, sus resultados y conclusiones. 8. Cuando se realicen pruebas selectivas, deberá mostrarse la extensión o alcance de las mismas. 9. Copias de la correspondencia con el cliente relacionada con la auditoría. 10. Conclusiones alcanzadas por el auditor en relación con aspectos importantes de la auditoría. 11. Copias de la información financiera que se está presentando y los informes de auditoría correspondientes.

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Al prepararse los papeles de trabajo debe recordarse que la aplicación de los procedimientos de verificación es lo que hace una auditoría. Por lo tanto, cada uno de los papeles de trabajo, debe proporcionar no solamente el análisis o resumen de los datos que forman una partida, sino también debe indicar los pasos que se dieron para determinar la confiabilidad de los informes, según aparecen registrados. Clasificación de los Papeles de Trabajo por su Contenido 1. Papeles de planificación: 

Plan de Auditoría.



Evaluación del Control Interno.

2. Cédulas centralizadoras. 3. Cédulas sumarias. 4. Cédulas analíticas. 5. Cédulas de deficiencias de control interno. 6. Cédulas de ajustes y/o reclasificaciones.

Índice de los Papeles de Trabajo Para que los papeles de trabajo queden adecuadamente elaborados, es importante que estén ordenados y clasificados, para facilitar su archivo y su localización.

En la Auditoría por Ciclos de Transacciones, el índice será la inicial del ciclo, así: 

Tesorería T



Egresos – Compras E

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

Conversión C



Egresos – Nóminas N



Ingresos I



Información Financiera F

Un adecuado sistema de índices es importante por las siguientes razones: 1. Permite localizar el trabajo efectuado con respecto a una cuenta o grupo de cuentas en particular. 2. Identifica cifras que contenidas en diferentes cédulas y análisis, se relacionan o comprueban entre sí. 3. Facilita la revisión de papeles de trabajo, y 4. Ayuda a consultar los papeles de trabajo en auditorías subsecuentes.

MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIAS APLICABLES A LOS CICLOS DE TRANSACCION MARCAS DE AUDITORÍA Las marcas de auditoría son aquellos símbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los símbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria. Objetivos de las marcas de auditoria.

Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos:

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1. Dejar constancia del trabajo realizado. 2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de cédula evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas. 3. Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado. 4. Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria. Clasificación de las marcas de auditoria Por las características especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser de dos tipos: Marcas de auditoria estándar: Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilización y aceptación general. Marcas de auditoria específicas: Las marcas específicas no de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria específica y según el . No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro. Ejemplo de marcas de auditoría A manera de ejemplo, se incluyen los siguientes símbolos con sus respectivos significados o descripciones: A

Operación aritmética incorrecta

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K

comprobantes sin firmas correspondientes

M

Sin Comprobante

W

Comprobante sin lleno de requisitos

B

Comprobante con requisitos completos

INDICES DE REFERENCIA Para facilitar la localización de los papeles de trabajo en donde se documenta la evidencia de una revisión de auditoría, los papeles de trabajo se marcan con índices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite. En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Así los relativos a caja estarán primero, los relativos a cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto, números, letras o la combinación de ambos. A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método alfabético-numérico por ser el de uso más generalizado en la práctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados: La letra o número para las cuentas de:

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A B C U W BB AA EE HH SS 10 20 30 40 50

CAJA Y BANCOS CUENTAS POR COBRAR INVENTARIOS ACTIVO FIJO CARGOS DIFERIDOS Y OTROS CUENTAS POR PAGAR DOCUMENTOS POR PAGAR IMPUESTOS POR PAGAR PASIVO A LARGO PLAZO CAPITAL Y RESERVAS VENTAS COSTO DE VENTA GASTOS GENERALES GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS OTROS GASTOS Y PRODUCTOS

Ejemplo de las marcas de auditoría e índices de referencias utilizadas para un ciclo de transacciones:

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS, S.A. CICLO DE EGRESOS CEDULA DE MARCAS DE AUDITORIA Hecho por: E.V.R Revisado por: L.M.A. No. DE ORDEN DESCRIPCIONES

E-18 Fecha 09/12/2010 09/12/2010 MARCAS

1

COTEJADO CONTRA EL MAYOR GENERAL

^

2

SUMADO EN ORDEN VERTICAL

↓

3

SUMADO EN ORDEN HORIZONTAL

→

4

COTEJADO CONTRA REGISTROS AUXILIARES

≈

5

DOCUMENTACION DE SOPORTE EXAMINADA

∩

6

COTEJADO CONTRA POLIZAS DE IMPORTACION

X

7

EXAMINADO CONTRA POLIZAS DE DIARIO

≡

8

EXAMINADO CONTRA INTEGRACIONES Y AUXILIARES

*

9

COTEJADO CONTRA DECLARACIONES FISCALES

ᴌ

CALCULOS ARITMETICOS VERIFICADOS

¥

10

CASO PRÁCTICO

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AUDITORIA OPERACIONAL UTILIZANDO CICLO DE TRANSACCIONES DE ENVASADORA DE GAS LICUADO DE PETROLEO Guía para la realización de una auditoría operacional por ciclo de transacciones: Fase I: Estudio preliminar de la envasadora de gas licuado de petróleo. El

objeto de

esta fase del proceso de auditoría operacional, es el de obtener información sobre la envasadora de gas licuado de petróleo, la cual deberá servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustración general de la ejecución del trabajo. Recopilación de Información: Se debe recopilar en esta fase la máxima información útil en el tiempo más corto posible; por lo menos, sobre los siguientes aspectos: Antecedentes Marco Legal Organización Operaciones Financiamiento Control Procedimientos: A continuación se relacionan los procedimientos de carácter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditoría. Entrevista con el gerente y demás funcionarios de importancia, para obtener información sobre los cinco ciclos de transacciones. Recopilación de la información sobre dichos aspectos.

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Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicación física, apreciar su tamaño, y conocer brevemente a los funcionarios responsables. Clasificación y referenciación de la información de acuerdo a los 5 ciclos de transacciones.

Fase II: Comprensión de la envasadora de gas licuado de petróleo. En

esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior

con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de la envasadora de gas licuado de petróleo. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales de la autoridad delegada por la junta directiva y el director general. Actividades para comprender la Entidad Auditada: Determinar por qué se creó la envasadora de gas licuado de petróleo. Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propósitos de cada actividad. Determinar con claridad la regulación de carácter legal, aplicable a la envasadora de gas licuado de petróleo. Revisar únicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la envasadora de gas licuado de petróleo. Los manuales de procedimiento serán o no revisados posteriormente según la determinación de las áreas críticas. Fase III – Identificación y selección de los ciclos de transacciones a evaluar ejecución de la Fase III.

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En este caso evaluaremos los cinco ciclos de transacciones pero de las cuentas más relevantes. Procedimientos: Identifique los ciclos de transacciones de la envasadora de gas licuado de petróleo, elabore los flujo gramas respectivos y efectúe pruebas de cumplimiento. Analice el procedimiento operacional de la istración financiera. Identifique los controles clave y deficiencias y formule conclusiones al respecto. Compruebe el funcionamiento de los sistemas. Evalúe el control interno operacional o gerencial. Elabore un informe sobre la efectividad y cumplimiento de los procesos de operación y la efectividad del control operacional, formulando las recomendaciones pertinentes para mejorar. Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, serán elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. Fase IV – Examen detallado de las áreas críticas Procedimientos: Revise detenidamente la información recopilada en las fases anteriores que tenga relación con el área crítica. Recopile información adicional sobre el área por medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las operaciones y por otros medios que considere conveniente.

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Determine la precisión, confiabilidad y utilidad de la información para uso de la gerencia o dirección. Clasifique los posibles criterios de medición que se podrán utilizar (leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas). Determine la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas. Seleccionar la operación u operaciones que se consideren más importantes o significativas para ser examinadas a profundidad. Identifique y desarrolle las características de los posibles hallazgos de auditoría operacional. Establezca sí las operaciones seleccionadas del área examinada están logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales de la envasadora de gas licuado de petróleo. Establezca la economía y eficiencia de las operaciones. Redacte las conclusiones de los hallazgos o deficiencias. Identifique las recomendaciones para mejorar la eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos o deficiencias. Discuta los hallazgos o deficiencias con los gerentes y funcionarios responsables de las operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los mismos. Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, serán elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor.

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Fase V: Informe, comunicación de los resultados de la auditoría operacional por ciclo de transacciones de la envasadora de gas licuado de petróleo. El Informe de Auditoría Operacional Contenido del Informe: En la elaboración del informe el auditor deberá tener en cuenta los aspectos relacionados: Síntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo) Información introductoria (Introducción) Resultados de la Auditoría (Capítulos individuales sobre hallazgos de auditoría) Anexos (cuando sean considerados necesarios) Además deberá incluir: Información Introductoria Resultados de la Auditoría (Hallazgos de auditoría operacional) Conclusión Comentarios de la istración Recomendaciones Anexos

Envasadora de gas licuado de petróleo Hecho Por: B.G. Fecha: 08/09/2008 Ciclo de Tesorería Revisado Por C.M.

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Fecha: 08/09/2008 Cédula de Deficiencias Hallazgo 1. El cajero revisa liquidación que cuadre con el efectivo que le entregan, si no le cuadra la devuelve al piloto; pero en ningún momento cuadra las facturas que se adjuntan de la venta a dicha liquidación, así como si vienen en correlativo las facturas liquidadas. (Ver arqueo de Caja). 2. El cajero recibe cheques a todos los clientes sin previa autorización. 3. El cajero recibe cheques a los clientes o pilotos a nombre de otras personas (A-4 2/4). 4. No existe un departamento de auditoría que le realice arqueos periódicos a las cajas; si no únicamente personal del departamento de finanzas que realizan arqueos muy eventualmente. 5. El Sistema que se utiliza en departamento de caja es obsoleto ya que no cuenta con medidas de seguridad como por ejemplo: en autorizaciones para anulación de alguna operación, modificaciones, e incluso se pueden eliminar registros. 6. Presentan únicamente una cotización de compra en la envasadora. (A-4 4/4) 7. No existe una programación de pagos adecuado ya que se trabaja según transferencias enviadas por la dirección general para emitir dichos pagos. 8. La persona que tiene en custodia los cheques pendientes de pagar no cuenta con un área restringida en la cual pueda resguardar los valores de la empresa. Recomendaciones:

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Los cajeros deberán revisar las liquidaciones de ventas que cuadren los documentos, facturas correlativas, efectivo, cheques; con la venta reportada en cada liquidación; de lo contrario no aceptársela al piloto hasta que entregue el total de la venta correctamente; además el cajero deberá revisar dichas liquidaciones en presencia del piloto para que si existe algún problema en su liquidación sea aclarado de inmediato. (A-4 2/4) Que exista una persona que se encargue de la autorización para que se le acepten cheques a clientes privilegio o bien que sean consultados en el banco; para evitar el exceso de cobros de cheques rechazados. Los cheques que los cajeros reciben, deberán ser única y exclusivamente a nombre de la empresa, para evitar problemas posteriores en cuanto a la recuperación de los mismos. (A-4 2/4) Que exista un departamento de auditoría que se encargue de hacer arqueos sorpresivos a los cajeros para llevar control de los valores de la envasadora. (A-4 2/4) Que el sistema que se utiliza en el registro de los ingresos de la empresa cuente con medidas de seguridad, en cuanto a anulaciones, modificaciones en los registros, así como que exista una sola persona que les pueda autorizar dichos cambios. Deberán presentar como mínimo tres cotizaciones de compra para poder autorizar la que le convenga a la envasadora. (A-4 4/4). Que exista un programa de pagos de acorde a los plazos establecidos por los proveedores o acreedores, para que la envasadora resguarde su línea crediticia con los mismos y no caiga en morosidad. Que exista un área restringida en donde se resguardan y pagan los cheques de la empresa.

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CONCLUSIONES

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Hacemos énfasis en la importancia de la Auditoría como herramienta importante para la toma de decisiones y poder verificar los puntos débiles de las organizaciones con el fin de tomar medidas correctivas y precauciones a tiempo.

Los programas de auditoría interna son de vital importancia para mantener la razonabilidad de las cifras presentadas en los Estados Financieros, y los procedimientos, no contar con dichos programas, crea riesgo en la integridad contable, así como la veracidad financiera, fiscal y istrativa, los controles internos no deben debilitarse, siendo necesario que estos sean verificados continuamente.

Conocer los principales ciclos de transacciones y su contenido, ayuda a entender y comprender cuando y como se relacionan entre sí, y la forma en que impactan la información financiera de una entidad, es decir los Estados Financieros.

En una Auditoría de Estados Financieros completos o por segmentos, es necesario e importante identificar en donde inicia y en donde culmina un necesario comprender la relación que guarda un ciclo con otro.

RECOMENDACIONES

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ciclo, asimismo es


Debe comprenderse de muy buena manera el funcionar de la entidad a la cual le haremos la Auditoría, aplicando Ciclos de Transacciones. Es necesario tener clara la visión de cómo funcionan los ciclos que interactúan dentro de la misma, para llevar a cabo un trabajo responsable y de muy alta calidad.

El uso de la tecnología debe ser parte del entrenamiento y experticia del personal, debe también poseer equipo de última generación para mantener un óptimo rendimiento en sus intercomunicaciones.

Es recomendable tener presente las bases legales y financieras que rijan este proceder como auditores, ya que nos indican los lineamientos que deben seguirse para efectuar una auditoría por ciclos de transacciones.

Se recomienda examinar y obtener la suficiente evidencia de los procedimientos de control propuestos en cada uno de los ciclos, y así establecer la razonabilidad de los datos.

BIBLOGRAFÍA

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Morales, Esperanza. Recopilación de Auditoría por Ciclos, Colección Auditoría y Finanzas, departamento de Publicaciones, Facultad de Ciencias Económicas Universidad de San Carlos de Guatemala, Segunda Reimpresión. Agosto 2001. 109 Páginas.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Comisión de Auditoría Operacional (C.A.O), Auditoría Operacional, Décimo Segunda Reimpresión, México IM, Mayo 2005. 169 Páginas. (Boletines Emitidos por la C.A.O.)

Jordis Mas/Carlos Ramó Alfa y Omega Marcombo, La Auditoría Operacional en la Práctica, Técnicas de Mejora istrativa, 1998 Alfa Omega Grupo Editor, S.A. de C.V.

Santillana Gonzáles, Juan Ramón. Auditoría Interna Integral, Auditoría Operacional istrativa y Financiera, 2da. Edición. Editorial Thomson, marzo 2004.

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